Ordnungsprüfungen beziehen sich auf die Prüfung von Formvorschriften für bestimmte Vorgänge im Betrieb. Ein wichtiger, routinemäßig wiederkehrender Vorgang zum Beispiel ist die Prüfung von Arbeitsmitteln. Geräte, Maschinen und Systeme in einem Unternehmen, unabhängig von ihrer Wartungsintensität, unterliegen der Pflicht, regelmäßig auf Funktionalität und Sicherheit geprüft zu werden. Vergleichbar mit dem Schornsteinfeger, der einmal pro Jahr zu Ihnen nach Hause kommt und die Heizung kontrolliert. Die Einhaltung und Durchführung der materiellen Prüfung der Arbeitsmittel muss dokumentiert und protokolliert werden, um nachvollziehbar zu sein. Wie diese Dokumentationen und Protokollierungen durchzuführen sind, dafür gibt es sogenannte Formvorschriften, die eingehalten werden müssen, damit die Prüfung überhaupt gültig ist.
Im Gegensatz dazu sind Ordnungsprüfungen formelle Prüfungen, denn sie richten ihr Augenmerk darauf, ob die materiellen Prüfungen den Formvorschriften entsprechend ausgeführt wurden, also ob sie „formell“ richtig sind. Sie kontrollieren die Richtigkeit der Dokumentation und die Einhaltung der Formvorschriften.
Prüfung von Arbeitsmitteln
In den unterschiedlichsten Branchen gehören die Prüfungen der Arbeitsmittel zu den allgemeinen Pflichten, beispielsweise in der Hausverwaltung die regelmäßige Überprüfung der Rauchmelder, oder des Defibrillators in Pflegeeinrichtungen, um nur zwei Beispiele zu nennen. Da kommt in einigen Unternehmen eine Vielzahl an Protokollen, Dokumentationen und anstehenden Prüfterminen zusammen. Sie alle unterliegen wiederum den Ordnungsprüfungen, auch Ordnungsmäßigkeitsprüfungen genannt, denn sie überprüfen, ob die materiellen Prüfungen der Arbeitsmittel „ordnungsgemäß“ durchgeführt wurden.
Nichteinhaltung der Formvorschriften
Bei Rechtsgeschäften kann die Nichteinhaltung der Formvorschriften zur Nichtigkeit eines Vertrages führen. Die Nichteinhaltung der Formvorschriften bei Prüfungen von Arbeitsmitteln kann dazu führen, das materielle Prüfungen als nicht durchgeführt gelten – beziehungsweise man kann nicht nachweisen, dass eine Prüfung ordnungsgemäß durchgeführt wurde, was beispielsweise zum Verlust von Versicherungsschutz führen kann, oder gar unter Umständen strafrechtliche Folgen haben kann. Derartige Konsequenzen zu vermeiden ist die wichtige Aufgabe von Ordnungsprüfungen, deshalb ist es leichtsinnig, sie zu vernachlässigen. ESW stellt Unternehmen mithilfe der Prüfmanagement-Software Möglichkeiten zur Verfügung, diese Ordnungsprüfungen zu organisieren, ohne den Überblick darüber zu verlieren. Mithilfe von App und Software lassen sich Protokolle sammeln, Termine verwalten und Dokumentationen digitalisieren.
