Revisionssicherheit bezieht sich im Allgemeinen auf die ordnungsgemäße, vor Veränderungen oder Manipulationen geschützte Aufbewahrung von Dokumenten und im Speziellen digitaler Daten, unter Befolgung der GoBD. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung legen fest, wie digitale Datensätze archiviert werden müssen. Revisionssichere Dokumente, wie Prüfunterlagen, müssen verschiedene Anforderungen erfüllen, um als solche zu gelten. Diese Anforderungen beziehen sich auf die Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und den Zugriffsschutz.
Anforderungen an die Revisionssicherheit von Dokumenten
Bei der Anschaffung oder Umstellung auf ein elektronisches Archiv gilt es, bei der Einführung sinnvolle und systematische Strukturen zu schaffen. Ebenso sollten die Dokumente mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen versehen werden, damit eine rechtzeitige Löschung der Daten in die Wege geleitet werden kann.
Die Vollständigkeit der Datenobjekte schließt auch die Archivierung von Emails mit ein, wenn diese nicht bereits über den Server automatisch gesichert werden. Auf dem Weg in das Archiv dürfen keine Datensätze verloren gehen. Damit Dokumente bei Verlust schnell wiedergefunden und reproduziert werden können, müssen diese entsprechend abgesichert sein.
Die Revisionssicherheit sieht zudem vor, dass beispielsweise revisionssichere Prüfunterlagen ständig verfügbar sein müssen. Im Falle einer Prüfung kann der Prüfer so jederzeit darauf zugreifen. In dem Zusammenhang spielt die Nachvollziehbarkeit eine wichtige Rolle. Die Archivstrukturen müssen für Dritte nachvollziehbar sein. Das wird erreicht, indem die Aufbewahrung genau protokolliert wird. Festgehalten wird so, wann und von wem das Dokument archiviert wurde und wann eine eventuelle Veränderung stattgefunden hat.
Um nachzuweisen, ob ein archiviertes Dokument nicht manipuliert wurde, müssen die Daten auf einer entsprechenden Hardware gesichert werden. Somit wird gleichzeitig verhindert, dass sie im Nachhinein verändert werden.
Zu guter Letzt sehen die GoBD vor, dass eine Revisionssicherheit nur erfüllt ist, wenn das digitale Archiv vor fremdem Zugriff geschützt ist. Der Zugriff zu dem Archiv ist nur zuständigen Personen gestattet.
Revisionssicherheit mit der Prüfmanagement Software von ESW
Zu der Archivierung von Dokumenten gehört auch die ordnungsgemäße Aufbewahrung von revisionssicheren Prüfunterlagen. Mit der Prüfmanagement Software von ECHT! SMART WORK werden Ihre Daten maximal gesichert und sind jederzeit abrufbar. Das schnelle Abrufen von Datensätzen ist bei einer Prüfung oder Wartung besonders wichtig, daher werden die Prüfprotokolle und alle wichtigen Unterlagen ordnungsgemäß und strukturiert archiviert. Unsere Online-Lösung bietet Ihnen die Überwachung von Prüfungen und Dokumentationen gebündelt in einem System, sodass Sie und mögliche Prüfer sofort Zugriff auf die benötigten Datensätze haben. Dabei ist unsere Prüfmanagement Software für sämtliche Branchen geeignet und kann individuell angepasst werden.
