Das Prüfmanagement für öffentliche Einrichtungen, wie Städte oder Gemeinden, ist nochmal mit anderen Anforderungen verbunden, als in anderen Bereichen. Öffentliche Einrichtungen haben mitunter eine Vielzahl an Verpflichtungen und müssen im Tagesgeschäft viel berücksichtigen. Dementsprechend hoch fallen auch die Anforderungen an sie aus. Neben der Verantwortung, die sie für die Betriebsgeräte und Gegenstände haben, sind sie auch an strenge Arbeitsschutzregelungen gebunden und unterliegen gesetzlichen Prüfrichtlinien. Diese Anforderungen werden jedoch nicht nur an den einen Bereich der öffentlichen Einrichtung gestellt. Ihr unterliegen verschiedene Bereiche, wie die Stadtverwaltung, die Entsorgungsbetriebe oder die Feuerwehr. Somit muss das Prüfmanagement in öffentlichen Einrichtungen entsprechend an die einzelnen Unterbereiche angepasst werden. Um den Überblick über Prüffristen, Wartungsarbeiten und sonstige mit dem Prüfmanagement verbundenen Verpflichtungen zu behalten, stellen wir Ihnen heute ein paar Tipps vor. Mit diesen Tipps können Sie zudem Fehler vermeiden, die zu schwerwiegenden Folgen führen können.
1. Tipp: Wartungsplaner für den Überblick
Eine Inventarsoftware oder auch ein Wartungsplaner können helfen, Ordnung und eine Übersicht über die einzelnen Geräte und Prüffristen zu erhalten. Gerade beim Prüfmanagement in öffentlichen Einrichtungen, die eine Vielzahl verschiedener Gerätschaften, Anlagen, Betriebsmittel und weiteres besitzen, ist Struktur wichtig. Ein guter Wartungsplaner erfasst alle relevanten Daten und ist vom Aufbau an die öffentliche Einrichtung und deren Bedürfnisse angepasst. Bei dem Wartungsplaner von ECHT! SMART WORK wird jede einzelne, zu prüfende Anlage und jedes Betriebsmittel erfasst und mit den entsprechenden Daten gefüttert. Über einen QR-Code kann das jeweilige Gerät über das Smartphone, Tablet oder den PC aufgerufen werden. Neben den Prüf- und Wartungsfristen und -terminen, findet sich dort auch ein Archiv mit den Prüfprotokollen, Checklisten sowie die Möglichkeit, Mängel zu hinterlegen. Die Wartungsplaner-Software kann individuell auf Städte und Gemeinden angepasst werden. Ein Prüfmanagement für öffentliche Einrichtungen bietet sich also an, um öffentliche Gebäude, Anlagen und Betriebsmittel im Blick zu behalten.
2. Tipp: Prüftermine und Wartungen planen
Wer seine Prüfintervalle nicht einhält oder vernachlässigt, provoziert einen Ausfall der Anlage oder noch schlimmer, die Sicherheit seiner Mitarbeiter. Gerade öffentliche Einrichtungen sind in der Pflicht, seine Gebäude, Anlagen und Betriebsmittel regelmäßig zu warten und zu prüfen, ansonsten drohen hohe Bußgelder oder das Entfallen des Versicherungsschutzes. Umso wichtiger ist eine vorherige Planung von Prüf- und Wartungsterminen. Ein Wartungsplaner kann auch an dieser Stelle helfen, alle Fristen vor Augen zu haben. Dieser eignet sich vor allem, um regelmäßige Wartungen und Prüfungen nicht mit anderen Terminen kollidieren zu lassen. Die entsprechenden Mitarbeiter können frühzeitig informiert und Ersatzteile gegebenenfalls bestellt werden. Von großer Relevanz für die Instandhaltung sind die Prüf- und Wartungsrhythmen einzuhalten, um Mängel und Beschädigungen vorzubeugen oder rechtzeitig zu entdecken.
3. Tipp: Dokumentation von Prüfungen und Wartungen
Steht die nächste Prüfung bevor, kann die letzte Wartung oder Prüfung nochmal relevant sein. Daher wird in der DGUV V3 unter anderem vorgeschrieben, die Prüfung zu dokumentieren. Ein speziell für das zu prüfende Objekt angefertigtes Prüf- oder Wartungsprotokoll hält Informationen, wie Prüftermin, Prüfer und Mängel, fest und wird nach Prüfung archiviert. Nach der Prüfung kann das Protokoll in dem Prüf- und Wartungsplaner jederzeit abgerufen werden. Zudem dient das Prüfprotokoll als Nachweis für eine regelmäßige Prüfung und kann auf Anfrage angefordert werden, beispielsweise wenn die Versicherung danach verlangt. Sie können im Falle eines Unfalls bei Versicherungs- oder Haftungsfragen dienlich sein. Weiterhin stellen sie die Sicherheit der Maschinen und vor allem den Schutz der Mitarbeiter sicher.
