Instandhaltung, Prüfung, Wartung – Wartungsarbeiten haben viele Namen und sind für jede Form von Unternehmen Pflicht, vor allem im industriellen Sektor aber unabdinglich. Gesetzlich geregelt werden die Wartungsarbeiten in den Normen DIN 31051 sowie DIN EN 13306. Sie enthalten Richtlinien, Anforderungen und Definitionen zu den unterschiedlichen Instandhaltungsarbeiten, wie Wartung, Inspektion, Instandsetzung, sowie zur Planung und Durchführung der Wartungsarbeiten. Bei all diesen Richtlinien, die neben den DIN-Normen auch in anderen Standards festgehalten sind, fällt es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Umso wichtiger ist ein effizientes Wartungsmanagement. Viele setzen noch auf ein veraltetes Wartungsmanagement bestehend aus mittelfristig geplanten Wartungsarbeiten, Exceltabellen oder auch einer papierbasierten Wartungsdokumentation. Diese Form des Wartungsmanagements ist weder zeitgemäß noch besonders effizient. Vielmehr ist diese Form der Wartungsarbeit überaus zeitintensiv und birgt rechtliche Lücken.
Knackpunkt papierbasierte Wartungsdokumentation
Ein entscheidender Faktor beim analogen Wartungsmanagement ist zumeist die papierbasierte Wartungsdokumentation. Es fehlt schlichtweg an einer Übersichtlichkeit. Wartungsprotokolle werden handschriftlich ausgefüllt, in Ordner abgeheftet und archiviert. Dabei können viele Probleme entstehen.
1. Schlechte Lesbarkeit: Wartungsprotokolle, die handschriftlich ausgefüllt werden, können mitunter schlecht lesbar sein, was zu Missverständnissen führen kann.
2. Zeitintensiv: Die handschriftliche Wartungsdokumentation nimmt viel Zeit in Anspruch. Zeit, die jedoch besser investiert sein kann.
3. Unübersichtlich: Wartungsprotokolle und andere Dokumente werden klassischerweise in Papierform in Ordner nach einem bestimmten System abgeheftet. Wird das Protokoll von der letzten Wartung benötigt, kann es mitunter vorkommen, dass es im entsprechenden Ordner nicht auffindbar ist.
4. Lagerung: Die Ordner benötigen einen entsprechenden Lagerplatz. Nicht jedes Unternehmen hat dafür geeignete Räumlichkeiten. Befindet sich das Archiv in einem feuchten Keller, können die Dokumente nach einiger Zeit unbrauchbar sein.
Digitale Wartungsdokumentation: Vorteile
All diese Probleme lassen sich mit einer digitalen Wartungsdokumentation beseitigen. Sämtliche Schritte der Wartungsarbeiten werden über eine Software digital ausgeführt. Unternehmen aus der Industrie setzen bereits auf die Automation ihrer Wartungsarbeiten und sparen damit viel Zeit, die sie für andere Prozesse einsetzen können. Die Digitalisierung der Wartungsarbeiten ist jedoch nicht nur etwas für den industriellen Bereich. Jede Branche, die rechtlich verpflichtet ist, regelmäßig Wartungsarbeiten durchzuführen, kann von der Zeit- und letztlich auch Kostenersparnis profitieren. Das zentrale Abspeichern von Protokollen und Dokumenten vereinfacht den Wartungsprozess und das gesamte Wartungsmanagement. Wartungstermine, Instandhaltungsarbeiten, Protokolle und mehr lassen sich innerhalb einer Software verwalten, sodass jeder Benutzer schnell darauf zugreifen kann. Eine effiziente Zeit- und Ressourcenplanung, erleichterte Dokumentation sowie Überwachung und Bewertung eines digitalen Wartungsmanagements führen zu geringeren Ausfallzeiten der Anlagen, zu einer effizienten Nutzung dieser sowie zu einer erhöhten Betriebssicherheit.
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